Giấy chứng nhận ĐKDN ghi sai: hiệu đính hay đăng ký thay đổi

Nếu nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khác với hồ sơ doanh nghiệp đã nộp, doanh nghiệp gửi văn bản đề nghị hiệu đính đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính. Nếu đề nghị đúng, cơ quan cấp giấy chứng nhận đã sửa trong 02 ngày làm việc (khoản 1 Điều 77 Nghị định 168/2025/NĐ-CP; thời hạn rút từ 03 xuống 02 ngày làm việc bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP từ 23/7/2026). Còn nếu thông tin sai nằm ngay trong hồ sơ do doanh nghiệp tự khai, đó không phải trường hợp hiệu đính.

Hiệu đính dùng khi nào

Khoản 1 Điều 77 so sánh hai thứ: nội dung trên giấy chứng nhận và nội dung hồ sơ đăng ký. Ví dụ hồ sơ ghi đúng tên, ngày sinh người đại diện hoặc số nhà, nhưng giấy chứng nhận in khác. Khi đó doanh nghiệp đề nghị hiệu đính, không phải nộp lại cả bộ hồ sơ đăng ký thay đổi.

Mẫu đề nghị là Mẫu số 12 ban hành kèm Thông tư 121/2026/TT-BTC. Mẫu này có phần riêng Đề nghị hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp, ghi thông tin trên giấy chứng nhận và thông tin trong hồ sơ đã nộp để cơ quan đối chiếu.

Chiều ngược lại cũng có: nếu chính cơ quan đăng ký kinh doanh phát hiện giấy chứng nhận ghi khác hồ sơ, cơ quan gửi thông báo cho doanh nghiệp và cấp lại giấy chứng nhận trong 02 ngày làm việc kể từ ngày gửi thông báo (khoản 3 Điều 77). Thông tin sau hiệu đính được đăng công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (khoản 5 Điều 77).

Dữ liệu trên Cổng thiếu hoặc sai do chuyển đổi

Doanh nghiệp thành lập lâu năm có thể gặp trường hợp giấy tờ bản giấy đúng nhưng dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bị thiếu hoặc sai do quá trình chuyển đổi dữ liệu. Khi đó doanh nghiệp gửi văn bản đề nghị hiệu đính, kèm bản sao giấy chứng nhận hoặc giấy tờ tương đương đã được cấp; cơ quan bổ sung, hiệu đính dữ liệu trong 02 ngày làm việc (khoản 2 Điều 77).

Sai do doanh nghiệp tự khai: không phải hiệu đính

Nếu thông tin đã thay đổi trên thực tế sau khi đăng ký, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi nội dung giấy chứng nhận trong 10 ngày kể từ ngày có thay đổi (khoản 2 Điều 30 Luật Doanh nghiệp). Với thông tin nằm trong hồ sơ mà không in trên giấy chứng nhận, như chức danh hoặc thông tin cá nhân của người đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo cập nhật, bổ sung thông tin (khoản 1 Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP).

Nếu chính hồ sơ thành lập đã khai sai, Cơ quan đăng ký kinh doanh có thể thông báo giấy chứng nhận không có hiệu lực và doanh nghiệp phải nộp hồ sơ mới trong 30 ngày (điểm a khoản 2 Điều 63 Nghị định 168/2025/NĐ-CP).

Thông tin cá nhân kê khai phải khớp Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; nếu không khớp, cá nhân đó tự cập nhật, điều chỉnh (khoản 1 Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP).

Cần phân biệt rõ vì hệ quả khác nhau. Kê khai không trung thực, không chính xác nội dung hồ sơ đăng ký có thể bị phạt từ 30 đến 70 triệu đồng (Điều 43 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, sửa bởi Nghị định 288/2026/NĐ-CP), và giấy chứng nhận cấp trên hồ sơ đó có thể bị thông báo không có hiệu lực (khoản 2 Điều 63 Nghị định 168/2025/NĐ-CP).

Địa chỉ cũ do sắp xếp địa giới hành chính

Địa chỉ trụ sở trên giấy chứng nhận còn ghi tên xã, huyện, tỉnh cũ vì địa giới hành chính thay đổi thì không cần xử lý như giấy ghi sai. Doanh nghiệp không bắt buộc đăng ký thay đổi địa chỉ; khi có nhu cầu, gửi thông báo cập nhật để được cấp giấy có địa chỉ mới (khoản 2 Điều 57) và không phải nộp lệ phí đăng ký, phí công bố cho việc cập nhật này (điểm b khoản 3 Điều 57).

Bài tổng hợp theo văn bản còn hiệu lực đến 29/09/2026, không thay văn bản gốc. Trường hợp riêng đối chiếu cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính.