Không ký hợp đồng lao động văn bản, ký sai loại: mức phạt

Công việc có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản, đúng một trong hai loại luật cho phép và có đủ nội dung chủ yếu. Từ ngày 10/9/2026, khoản 1 Điều 15 Nghị định 283/2026/NĐ-CP phạt các lỗi này từ 2 đến 25 triệu đồng tùy số người lao động bị vi phạm, kèm buộc ký lại cho đúng. Mức này là của cá nhân; doanh nghiệp bị phạt gấp 02 lần.

Khi nào bắt buộc ký bằng văn bản

Khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 yêu cầu hợp đồng lao động giao kết bằng văn bản, làm thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản. Hợp đồng giao kết qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu có giá trị như văn bản. Khoản 2 chỉ cho ký bằng lời nói với hợp đồng dưới 01 tháng, trừ một số trường hợp luật loại ra, trong đó có hợp đồng ký qua người được nhóm lao động ủy quyền.

Khoản 2 Điều 18 cho nhóm người lao động từ đủ 18 tuổi làm việc theo mùa vụ, công việc nhất định dưới 12 tháng ủy quyền một người trong nhóm ký thay. Khi đó hợp đồng phải bằng văn bản và kèm danh sách họ tên, ngày sinh, giới tính, nơi cư trú, chữ ký từng người.

Khoản 1 Điều 13 còn coi thỏa thuận mang tên khác nhưng có việc làm trả lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên là hợp đồng lao động. Đặt tên giấy là hợp đồng dịch vụ hay cộng tác không làm mất nghĩa vụ ký đúng.

Ký sai loại và thiếu nội dung

Điều 20 Bộ luật Lao động chỉ có hai loại: không xác định thời hạn và xác định thời hạn không quá 36 tháng. Hết hạn mà người lao động vẫn làm thì trong 30 ngày phải ký hợp đồng mới; hợp đồng xác định thời hạn chỉ được ký thêm 01 lần, sau đó phải chuyển sang không xác định thời hạn, trừ các trường hợp luật nêu riêng (khoản 2 Điều 20). Ký liên tiếp lần thứ ba vẫn xác định thời hạn là ký sai loại.

Khoản 1 Điều 21 liệt kê nội dung chủ yếu: thông tin hai bên; công việc và địa điểm làm việc; thời hạn hợp đồng; mức lương, hình thức và thời hạn trả lương, phụ cấp; chế độ nâng bậc, nâng lương; thời giờ làm việc, nghỉ ngơi; trang bị bảo hộ lao động; BHXH, BHYT, BHTN; đào tạo, bồi dưỡng. Mẫu hợp đồng thiếu mục là lỗi chung cho cả loạt người ký.

Mức phạt theo số người

Khoản 1 Điều 15 Nghị định 283/2026 gộp bốn hành vi vào một bảng: không ký văn bản với công việc từ đủ 01 tháng; không ký văn bản với người được nhóm ủy quyền theo khoản 2 Điều 18; ký không đúng loại; ký thiếu nội dung chủ yếu. Mức phạt từ 2 đến 5 triệu đồng với 01 đến 10 người; 5 đến 10 triệu đồng với 11 đến 50 người; 10 đến 15 triệu đồng với 51 đến 100 người; 15 đến 20 triệu đồng với 101 đến 300 người; 20 đến 25 triệu đồng từ 301 người trở lên.

Khoản 3 Điều 15 buộc ký hợp đồng bằng văn bản với người lao động, với người được ủy quyền, hoặc ký lại đúng loại. Theo khoản 1 và điểm b khoản 2 Điều 7, mức trên là mức cá nhân và doanh nghiệp bị phạt gấp 02 lần; hộ kinh doanh bị phạt như cá nhân (khoản 3 Điều 7).

Kiểm nhanh hồ sơ hợp đồng

Đếm số người đang làm từ đủ 01 tháng mà chưa có hợp đồng ký. Với hợp đồng xác định thời hạn, xem người đó đã ký mấy lần. Đối chiếu mẫu hợp đồng với mười nhóm nội dung tại khoản 1 Điều 21. Thời hiệu xử phạt về lao động là 01 năm (điểm a khoản 4 Điều 3 Nghị định 283/2026).

Bài tổng hợp theo văn bản còn hiệu lực đến 18/10/2026, không thay văn bản gốc. Trường hợp riêng đối chiếu cơ quan quản lý lao động nơi doanh nghiệp hoạt động.