Nộp chậm hồ sơ hưởng BHXH, giữ tiền trợ cấp nhân viên: phạt gì

Doanh nghiệp là bên lập và nộp hồ sơ để người lao động hưởng chế độ BHXH. Từ ngày 10/9/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP phạt việc không lập hoặc nộp chậm hồ sơ từ 2 đến 4 triệu đồng mỗi người lao động; giữ lại tiền trợ cấp BHXH của người lao động bị phạt 18% đến 20% số tiền chiếm dụng. Các mức tối đa 75 triệu đồng là mức cá nhân; doanh nghiệp bị phạt gấp 02 lần.

Doanh nghiệp có những trách nhiệm gì

Điều 13 Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 giao người sử dụng lao động lập hồ sơ để người lao động hưởng chế độ (khoản 2), phối hợp trả sổ BHXH bản giấy (khoản 1), xác nhận thời gian đóng khi người lao động nghỉ việc (khoản 3), phối hợp trả trợ cấp khi chi trả qua người sử dụng lao động (khoản 6), và xuất trình, cung cấp đầy đủ thông tin về đóng, hưởng BHXH khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu (khoản 7). Điều 9 cấm chiếm dụng tiền hưởng BHXH, BHTN và cấm cầm cố, mua bán, thế chấp, đặt cọc sổ BHXH.

Thời hạn nộp hồ sơ của doanh nghiệp: ốm đau và thai sản, 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ từ người lao động (khoản 2 Điều 48, khoản 1 Điều 62); dưỡng sức sau ốm đau, 07 ngày làm việc kể từ ngày người lao động nghỉ dưỡng sức (khoản 1 Điều 49); tử tuất, 30 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ của thân nhân (khoản 2 Điều 91).

Mức phạt về hồ sơ hưởng chế độ

Khoản 3 Điều 47 Nghị định 283/2026 phạt 2 đến 4 triệu đồng khi vi phạm với mỗi người lao động, tối đa 75 triệu đồng, nếu không lập danh sách, không lập hồ sơ hoặc không nộp hồ sơ đúng thời hạn tại khoản 2 Điều 48, khoản 1 Điều 49, khoản 1 Điều 62, khoản 1 Điều 63, khoản 1 Điều 79, khoản 2 Điều 91 Luật BHXH và khoản 1 Điều 59, khoản 1 Điều 60 Luật An toàn, vệ sinh lao động.

Khoản 2 Điều 47 phạt 10 đến 20 triệu đồng cho mỗi hồ sơ, tối đa 75 triệu đồng, khi người sử dụng lao động làm giả hoặc cố ý làm sai lệch thông tin trong hồ sơ hưởng BHXH, BHTN mà chưa đến mức truy cứu hình sự; số tiền đã nhận do vi phạm bị buộc nộp lại cho cơ quan BHXH (khoản 4 Điều 47).

Giữ tiền, giữ sổ, giữ giấy tờ nghỉ việc

Khoản 10 Điều 48 phạt 18% đến 20% tổng số tiền hưởng BHXH bắt buộc của người lao động mà doanh nghiệp chiếm dụng, tối đa 75 triệu đồng, kèm buộc hoàn trả số tiền và tiền lãi theo lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của ngân hàng thương mại nhà nước tại thời điểm xử phạt (điểm i khoản 12).

Khoản 3 Điều 48 phạt 2 đến 4 triệu đồng mỗi người, tối đa 75 triệu đồng, các hành vi: không trả sổ BHXH bản giấy khi người lao động yêu cầu; không trả trợ cấp dưỡng sức sau tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp trong 05 ngày từ khi nhận tiền của cơ quan BHXH; không cung cấp giấy tờ chấm dứt hợp đồng trong 02 ngày làm việc; không làm thủ tục xác nhận đóng BHTN để người lao động hoàn thiện hồ sơ thất nghiệp.

Khoản 7 Điều 48 phạt 4 đến 6 triệu đồng mỗi sổ, tối đa 75 triệu đồng, khi cầm cố, mua bán, thế chấp, đặt cọc hoặc nhận cầm cố, nhận đặt cọc sổ BHXH.

Theo khoản 1 Điều 7, các mức tại Điều 47 và Điều 48 nêu trên là mức cá nhân; doanh nghiệp bị phạt gấp 02 lần (điểm b khoản 2 Điều 7).

Nộp chậm còn phải bồi thường

Khoản 2 Điều 92 Luật BHXH: nộp hồ sơ quá hạn hoặc giải quyết chậm gây thiệt hại cho người thụ hưởng thì phải bồi thường theo pháp luật, trừ khi lỗi do người thụ hưởng. Khoản 1 Điều 92 yêu cầu giải trình bằng văn bản khi nộp quá hạn.

Bài tổng hợp theo văn bản còn hiệu lực đến 18/10/2026, không thay văn bản gốc. Trường hợp riêng đối chiếu cơ quan bảo hiểm xã hội nơi doanh nghiệp tham gia.