Lưu chứng từ kế toán bao lâu: 5 năm, 10 năm hay vĩnh viễn

Luật Kế toán số 88/2015/QH13 (Điều 41) và Nghị định 174/2016/NĐ-CP chia tài liệu kế toán thành ba mức lưu trữ: tối thiểu 5 năm, tối thiểu 10 năm và vĩnh viễn. Với doanh nghiệp, phần lớn hóa đơn, chứng từ đã dùng để ghi sổ và lập báo cáo tài chính thuộc mức tối thiểu 10 năm. Thời hạn tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, không tính từ ngày lập chứng từ.

Nhóm lưu tối thiểu 10 năm

Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP liệt kê: chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính; bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết; sổ kế toán chi tiết và tổng hợp; báo cáo tài chính tháng, quý, năm; báo cáo quyết toán; báo cáo tự kiểm tra kế toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ. Cùng nhóm này có tài liệu về thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, kết quả kiểm kê; tài liệu về thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động; hồ sơ kiểm toán, thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền.

Khoản 6 Điều 13 là quy định vét: tài liệu không nằm trong nhóm 5 năm (Điều 12) hay nhóm vĩnh viễn (Điều 14) thì lưu tối thiểu 10 năm. Nếu luật khác đòi lâu hơn 10 năm thì theo luật đó.

Nhóm 5 năm và nhóm vĩnh viễn

Điều 12 cho phép lưu tối thiểu 5 năm với chứng từ không dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính, như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán, và tài liệu dùng cho quản lý, điều hành. Lưu ý chữ không lưu trong tập tài liệu kế toán: phiếu đã kẹp làm chứng từ ghi sổ thì theo mức 10 năm.

Với hoạt động kinh doanh, khoản 2 Điều 14 xác định tài liệu phải lưu vĩnh viễn là tài liệu có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng; người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật quyết định cụ thể.

Tính từ ngày nào

Điều 15 Nghị định 174/2016/NĐ-CP: phần lớn tài liệu tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Tài liệu về thành lập tính từ ngày thành lập; về chia, tách, sáp nhập, chuyển đổi tính từ ngày thực hiện; về giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động tính từ ngày hoàn thành thủ tục; hồ sơ kiểm toán, thanh tra, kiểm tra tính từ ngày có báo cáo kiểm toán hoặc kết luận. Ví dụ: chứng từ ghi sổ năm tài chính kết thúc 31/12/2026 thì lưu ít nhất đến hết 31/12/2036.

Theo Điều 41 Luật Kế toán, tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, và người đại diện theo pháp luật chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản.

Hóa đơn điện tử, lưu điện tử được không

Được. Khoản 2 Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (hiệu lực 01/7/2026) quy định hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu. Khoản 1 Điều 10 Nghị định 174/2016/NĐ-CP cho đơn vị chọn lưu chứng từ, sổ kế toán trên phương tiện điện tử, với điều kiện bảo đảm an toàn, bảo mật và tra cứu được trong suốt thời hạn lưu trữ.

Bài tổng hợp theo văn bản còn hiệu lực đến 29/09/2026, không thay văn bản gốc. Trường hợp riêng đối chiếu cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc quy định chuyên ngành của lĩnh vực mình.