Nhận tiền đặt cọc, ứng trước: khi nào phải xuất hóa đơn (2026)

Từ 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thay Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Theo khoản 2 Điều 9, nhận tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ thì chưa phải lập hóa đơn, với mọi loại dịch vụ. Còn thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền. Với hàng hóa, mốc lập hóa đơn là lúc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, không phải lúc nhận tiền ứng.

Dịch vụ: đặt cọc khác với thu tiền trước

Khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ là lúc hoàn thành dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.

Từ 01/6/2025 đến 30/6/2026, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã sửa bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, ngoại lệ chỉ dành cho một nhóm dịch vụ (kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng) và áp cho cả tiền đặt cọc lẫn tạm ứng. Theo câu chữ khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, ngoại lệ chỉ còn cho tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự; khoản tạm ứng, trả trước không thuộc ngoại lệ này nên được hiểu là lập hóa đơn khi thu tiền. Chưa có văn bản hướng dẫn riêng về điểm này.

Thế nào là đặt cọc theo Bộ luật Dân sự

Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015: đặt cọc là việc một bên giao cho bên kia một khoản tiền hoặc tài sản trong một thời hạn để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng. Hợp đồng được thực hiện thì tài sản cọc được trả lại hoặc trừ vào nghĩa vụ trả tiền; bên đặt cọc từ chối thực hiện thì mất cọc; bên nhận cọc từ chối thì trả cọc và một khoản tương đương, trừ khi có thỏa thuận khác.

Ngoại lệ gắn với bản chất đặt cọc theo điều này. Hợp đồng nên ghi rõ khoản nào là tiền đặt cọc bảo đảm, cách xử lý khi một bên không thực hiện, và khoản nào là tiền trả trước cho dịch vụ, để đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra.

Hàng hóa: lập khi giao, không theo ngày nhận tiền

Khoản 1 Điều 9: thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa là lúc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Theo khoản 1 Điều 9, mốc là lúc chuyển giao quyền, nên khách ứng trước tiền hàng mà chưa giao hàng thì chưa đến mốc này. Khoản 3 Điều 9: giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao, bàn giao đều lập hóa đơn cho phần tương ứng.

Xây dựng và nhà để bán thu theo tiến độ

Khoản 4 Điều 9 có mốc riêng. Điểm c: hoạt động xây dựng, lắp đặt lập hóa đơn lúc nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục hoặc khối lượng hoàn thành, không phân biệt đã thu tiền. Điểm d.1: tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng mà chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng nhưng thu tiền theo tiến độ dự án hoặc tiến độ ghi trong hợp đồng thì thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.

Lập hóa đơn sau các mốc trên là lập không đúng thời điểm, bị xử phạt theo khoản 2 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP đã sửa bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP, mức tính theo số hóa đơn lập trễ.

Bài tổng hợp theo văn bản còn hiệu lực đến 29/09/2026, không thay văn bản gốc. Trường hợp riêng đối chiếu cơ quan thuế quản lý trực tiếp.